Organisatieontwikkeling
Visie
In de zomer van 2021 heeft het college ingestemd met de uitwerking van de visie en missie van de organisatie, waarbij de uitwerking de titel 'Ruimte voor de ambtelijke organisatie' heeft meegekregen.
Daarin zijn de grote lijnen geschetst. Er ligt een mooie en grote ontwikkelopgave voor de komende twee tot vijf jaar. Daarbij gaat het om een duidelijke inhoudelijke koers. En om de daarvoor benodigde middelen. De ambtelijke organisatie heeft deze periode nodig om in de koers vanuit een flinke achterstand weer voorin in het peloton mee te kunnen doen.
Inhoudelijke koers
De visie op de organisatie kent drie inhoudelijke prioriteiten: Dienstverlening, Beleid en Bedrijfsvoering.
Dienstverlening
De organisatie van veel voorkomende vragen en meldingen is in 2021 verbeterd. Daarnaast hebben we geregeld dat we snel reageren als er toch een inwoner tussen wal en schip dreigt terecht te komen.
We hebben actueel dienstverleningsbeleid voorbereid, waarover de gemeenteraad in 2022 een besluit zal nemen. Bij dat beleid zit een uitvoeringsplan met veel concrete acties. Dan gaat het om een combinatie van technische voorzieningen, processen en houding en gedrag.
De uitvoering van het beleid en het plan vindt in 2022 en verdere jaren plaats.
Beleid
Voor de ontwikkeling van beleid zijn de vraag van de samenleving en de vraag van de bestuurder bepalend voor de beleidsadviseur. We zijn gestart met een ontwikkeltraject voor beleidsadviseurs dat aansluit bij dit uitgangspunt. Dat traject zal in 2022 doorlopen en mogelijk voor weer nieuwe medewerkers een vervolg krijgen. Ook hebben we trainingen projectmatig werken georganiseerd. Dat sluit aan bij de opzet van het projectebureau – zie hierna.
We hebben ook stappen gezet om het aansturen en monitoren van beleidsdossiers beter te organiseren.
Bedrijfsvoering
We hebben grote stappen gezet – deels doorlopend in 2022 – op het gebied van ICT/informatisering. Er is een nieuw raadsinformatiesysteem, we hebben een eigentijdse versie van Midnet, we zijn overgestapt op Office 365 en we boeken de eerste resultaten met datagedreven werken (vooral in de Jeugdzorg en WMO). Datagedreven werken is behulpzaam om financiën en beleid op tijd en onderbouwd bij te sturen.
Er dienen zich ook nieuwe opgaven aan: cyberaanvallen, beveiliging en privacy zijn thema's die urgent geworden zijn. We oriënteren ons hoe we die opgaven het hoofd kunnen bieden, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten/organisaties.
Daarnaast werken we aan het verder professionaliseren van de juridische ondersteuning (er is een legal audit uitgevoerd), de inkoop, de HR-advisering en de rechtmatigheidsverantwoording. Ook deze ontwikkeling passen in de looptijd van de organisatievisie van een aantal jaren.
We hebben begin 2021 voor het eerst een strategische personeelsplanning uitgevoerd. Daarmee brengen we de gewenste/noodzakelijke bemensing in beeld ten opzichte van de aanwezige/beschikbare bemensing. We doen dat vanuit de positieve grondhouding dat we graag iedereen op de goede plek hebben. In een enkel geval waarin dat niet kan, zetten we andere stappen. Ook deze aanpak gaan we de komende jaren verder ontwikkelen en doorzetten.
Corona
Het jaar 2021 is het tweede jaar geweest waarin we te maken hadden met de grote impact van Corona. Het heeft de ontwikkeling van de organisatie nadrukkelijk beïnvloed en beperkt. Persoonlijke gesprekken en ontmoetingen waren nauwelijks mogelijk, opleidingen gingen niet door, er was feitelijk ziekteverzuim door Corona e.d.
Daarbij stond de grote inzet en betrokkenheid van medewerkers voorop. Deze stevige basis maakt dat we het overgrote deel van het werk goed kunnen uitvoeren voor de inwoners en het gemeentebestuur.
Andere actuele ontwikkelingen in 2021
Taken
Na de Jeugdzorg en de WMO komen er nieuwe taken op de gemeenten af, in de Omgevingswet, het Klimaatbeleid e.d. We hebben gemerkt dat het lastig is om deze taken goed in de organisatie te borgen, omdat de organisatie nog bezig is haar achterstand in te lopen.
Arbeidsmarkt
Ook de arbeidsmarkt speelt hierin een rol: het lukt steeds lastiger om op diverse vacatures de goede kandidaat te vinden. Het ziet er naar uit dat dit vraagstuk de komende periode alleen nog maar toeneemt. Eenvoudige oplossingen zijn er niet: alle gemeenten worstelen met dat zelfde probleem. Het vraag extra wervingskosten en ook extra inzet van de HR-adviseurs. Daardoor is de beleidsontwikkeling op dat terrein vertraagd.
Medewerkersbetrokkenheidsonderzoek
In de organisatie is in 2021 een onderzoek uitgevoerd naar de betrokkenheid van de medewerkers. De gemeenteraad is over de resultaten in 2022 geïnformeerd.
We noemen enkele belangrijke punten uit het onderzoek. Over het algemeen hebben we een gemiddelde organisatie. Enkele jaren geleden rapporteerde BMC dat er in de organisatie sprake was van een vertrouwenscrisis. Die situatie is nu genormaliseerd.
Dat we in de scores nu een gemiddelde organisatie zijn, is daarmee een positieve uitkomst.
Opvallend is de hoge werkdrukbeleving. Die past overigens bij de in deze paragraaf geschetste opgave om een achterstand in te lopen met beperkte middelen.
Financiën
Visie 'Ruimte voor de ambtelijke organisatie'
Het college heeft in de visie op de organisatie in de zomer 2021 herkend dat er structureel ongeveer € 1 miljoen euro nodig is om – enkele uitzonderingen daargelaten – het basistakenpakket naar behoren uit te voeren. In de begrotingen van 2021 en 2022 is daarvoor nog geen ruimte gevonden. Wel zijn er incidenteel middelen beschikbaar gekomen, die deels een oplossing bieden. Deze werkelijkheid betekent dat het inlopen van de achterstand onder druk staat. En ook dat er – zolang deze situatie voortduurt – bestuurlijke keuzes nodig zijn.
Verantwoording middelen
Salarisbudget (structureel)
Van het totale reguliere structurele salarisbudget hebben we, als gevolg van tijdelijk niet ingevulde vacatures e.d., ca € 400.000 kunnen besteden aan incidentele knelpunten.
Budgetten bedrijfsvoering (structureel)
Op enkele andere budgetten voor bedrijfsvoering (zoals voor organisatieontwikkeling, opleidingen, stagiaires e.d.) hebben we in totaal een bedrag van ca € 240.000 overgehouden. Belangrijk oorzaak daarvan is dat door Corona veel activiteiten geen doorgang konden hebben. Wij stellen de gemeenteraad voor deze middelen alsnog voor het zelfde doel te bestemmen in 2022.
Dienstverlening (incidenteel)
Voor het ontwikkelen en uitvoeren van dienstverleningsbeleid was € 250.000 beschikbaar. Daarvan hebben we in ongeveer € 50.000 uitgegeven voor het maken van beleid. Vanaf 2022 gaan we deze incidentele middelen inzetten voor de uitvoering.
Informatisering (structureel en incidenteel)
De afgelopen jaren hebben we als stappen gezet om de opgelopen achterstand te gaan inhalen. In de begroting 2021 is voor informatisering structureel € 450.000 en incidenteel € 250.000 beschikbaar gesteld.
Daarnaast hebben we vanuit eerder beschikbaar gestelde incidentele middelen ca € 600.000 en uit structurele middelen € 230.000 voor dit doel ingezet.
Met deze middelen hebben we geïnvesteerd is ICT voorzieningen en formatie, onder andere voor de ontwikkeling van datagedreven werken.
Projectenbureau en projectcontrol
Voor het opzetten van een projectenbureau, de professionalisering in projectmatig werken en projectcontrol, hadden we in 2021 € 160.000 beschikbaar. Daarvan hebben we in 2021 € 80.000 ingezet. Doordat de net aangestelde coördinator projectenbureau een andere baan vond, hebben we hierin vertraging opgelopen. Daarom zetten we de resterende € 80.000 in 2022 in.
Knelpunten e.d. (incidenteel)
Tot slot hebben we voor het oplossen van knelpunten in diverse teams incidenteel bijna € 750.000 ingezet. Dat wordt deels verklaard door het bekend feit dat de er structureel meer mensen en middelen nodig zijn. Daarnaast zijn er veel incidentele knelpunten mee opgelost binnen diverse teams (ziektevervanging, tijdelijke klussen, interim management e.d.)
Per saldo (incidenteel)
Begin 2021 was circa € 1,9 miljoen incidenteel voor bedrijfsvoering, dienstverlening e.d. beschikbaar. Daarvan wordt het restant ad circa € 1,4 miljoen overgeheveld naar 2022.
Vergunningverlening, toezicht en handhaving (incidenteel)
Om de oplopende uitvoeringskosten te dekken, hebben we naast incidentele middelen voor bedrijfsvoering (op basis van een eerder genomen raadsbesluit) ook een deel van de extra legesinkomsten ingezet. In 2022 wil de gemeenteraad op dit terrein keuzes maken om doelen en middelen te actualiseren.
Uitvoeringsprogramma sociaal domein
Voor de transitie in het sociaal domein, het ontwikkelen van datagedreven werken en het versterken van grip op de uitvoering(skosten), heeft de gemeenteraad apart middelen beschikbaar gesteld in het programma sociaal domein. Daarover heeft apart verantwoording plaatsgevonden.